OA辦公系統的發展與更新換代

辦公自動化于50年代在美國等西方國家首先興起,到70年代后期形成新型綜合學科——辦公自動化(OA)。80年代到90年代,辦公自動化系統開始在世界各國得到較快的發展。根據對企業發展的深刻洞察,Acer認為,我國企業與政府機關的辦...

辦公自動化于50年代在美國等西方國家首先興起,到70年代后期形成新型綜合學科——辦公自動化(oa)。80年代到90年代,辦公自動化系統開始在世界各國得到較快的發展。

根據對企業發展的深刻洞察,acer認為,我國企業與政府機關的辦公自動化歷程,實際上已經經歷了6代的發展,伴隨著6代管理思想與管理體系的演變。

第1代oa:硬件配置階段

70年代末,伴隨企業在辦公過程中開始使用電腦、傳真機、打印機、復印機等現代辦公設備,以單機為主、以實現個人事務處理為目的的第一代辦公自動化系統開始興起。

第2代oa:數據處理自動化階段 

自80年代中期開始,伴隨傳統mis(管理信息系統)的興起與發展,oa進入以數據處理自動化為標志的第2代oa階段。

由于不能實現流程自動化,第1代及第2代oa都不能稱為真正意義上的“辦公自動化”。

第3代oa:c/s架構下的工作流自動化階段

伴隨企業內部局域網的興起和發展,第3代oa開始關注并實施企業不同部門間工作流程的自動化。不同部門及各員工間的協作大大加強,從而使企業辦公的效率得到較大的提高。因此這是真正意義上“辦公自動化”的開始。

但是,第3代oa只是有限的工作流程自動化系統,難以實現隨時隨地的辦公、移動的辦公,因而難以實現企業資源的延展,企業資源最大程度的利用。

第4代oa:無障礙工作流自動化階段

90年代中期開始,隨著互聯網(internet)的興起與發展,辦公自動化管理模式獲得極大的突破。以internet為基礎,第4代oa實現了移動辦公,企業資源不再受到通訊技術的限制。因此,它被稱為“無障礙工作流程自動化辦公”(unlimited work flow)。這種24小時*7天/周的不間斷辦公管理模式,為企業實現對客戶的全天候服務和業務活動的全面開展提供了寬廣的舞臺。

然而,由于受到企業傳統的文化環境、管理模式和業務流程的束縛,協同工作的模式難以建立,工作流程自動化的效益也難以全部實現。

第5代oa:協同工作型辦公自動化(km1代)

90年代末期開始,隨著協同管理思想(collaboration)的興起,旨在實現項目團隊協同、部門之間協同、業務流程與辦公流程協同、跨越時空協同的第5代協同工作型oa開始興起。第5代oa的核心是km(知識管理),實現方式是workflow(辦公流程自動化)及km(知識管理)相結合的信息系統。

其缺點在于太關注辦公事務本身與企業目前的利益,缺乏長期的發展戰略。第一代知識管理(簡稱km1代)太關注于知識/信息與資源的分享,而忽略知識的收集、積累與繼承。因此,第5代oa難以支持企業及員工的長期的協同發展。

第6代oa:協同發展型辦公自動化(km2代)

第6代oa已經超越了傳統辦公的狹義范疇,它是一種領先的企業管理思想。在實現方式上,它仍然以工作流程自動化workflow(辦公流程自動化)及km(知識管理)為核心。

從兩者的關系來看,工作流程自動化是實現協同的重要手段。缺少工作流程的自動化,任何辦公自動化系統都無法實現工作的協同。而km仍然是oa的核心。但與第5代oa中的km(km1代)相比較,km2代的涵義發生了重大的變化。

km2代的優勢在于,其注重知識的收集、積累與繼承,最終目標是要實現企業及員工的協同發展,而不是關注辦公事務本身與企業本身的短期利益。只有實現企業的發展,員工的發展才有空間;只有實現員工的發展,企業的發展才有潛力。而“知識管理”正是實現兩者協同發展的橋。

 


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